Abgrenzung zu den Pflichten des Datenschutzbeauftragten
Viele Geschäftsführer kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMUs) stellen sich die Frage, welche Aufgaben sie selbst im Datenschutz übernehmen müssen und welche dem Datenschutzbeauftragten (DSB) obliegen. Eine klare Abgrenzung ist nicht nur aus organisatorischen Gründen wichtig, sondern auch, um Haftungsrisiken zu minimieren. Dieser Beitrag zeigt auf, welche Verantwortung die Geschäftsleitung trägt und welche Rolle der DSB tatsächlich spielt.
Mehr dazu findest Du auch in unserem Beitrag: Warum Datenschutz ein Chefthema ist.
Die Verantwortung der Geschäftsleitung im Datenschutz
Die Geschäftsleitung trägt grundsätzlich die Verantwortung für die Einhaltung des Datenschutzes im Unternehmen. Dies ergibt sich insbesondere aus den Pflichten des Verantwortlichen zur Umsetzung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen. Daraus ergeben sich folgende zentrale Aufgaben:
Sicherstellung, dass Datenschutz ein integraler Bestandteil der Unternehmensstrategie ist.
Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen (Personal, Budget, Tools) für Datenschutzmaßnahmen.
Überprüfung und Steuerung der Einhaltung der Datenschutzvorgaben durch regelmäßige Audits.
Ergreifen von Maßnahmen bei Datenschutzverstößen oder Datenpannen.
Zusammenarbeit mit Datenschutzaufsichtsbehörden.
Erfahre mehr zur Verantwortung der Geschäftsführung im Datenschutz: Die Geschäftsleitung als Verantwortlicher – Was bedeutet das konkret?.
Das bedeutet: Die Geschäftsleitung kann ihre Verantwortung nicht an den Datenschutzbeauftragten delegieren, sondern bleibt immer in der Pflicht, datenschutzkonforme Prozesse sicherzustellen.
Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten
Im Gegensatz zur Geschäftsleitung ist der Datenschutzbeauftragte eine beratende und überwachende Instanz. Seine Rolle ist klar definiert:
Beratung und Sensibilisierung: Schulung der Mitarbeiter und der Geschäftsführung zu Datenschutzthemen.
Überwachung der Einhaltung des Datenschutzes: Prüfung interner Prozesse und Richtlinien auf Datenschutzkonformität.
Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde: Ansprechpartner für Datenschutzbehörden und Unterstützung bei Anfragen.
Unterstützung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA): Begleitung von Bewertungen zu risikoreichen Datenverarbeitungen.
Dokumentationspflichten: Führung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten und Unterstützung bei der Erstellung von Richtlinien.
Ein wichtiger Punkt: Der Datenschutzbeauftragte ist weisungsfrei und darf nicht für die Umsetzung des Datenschutzes im Unternehmen verantwortlich gemacht werden. Er hat eine beratende Funktion, während die Geschäftsleitung für die tatsächliche Umsetzung der Maßnahmen verantwortlich bleibt.
Lies auch: Haftungsfragen: Wer zahlt bei Datenschutzverstößen?.
Typische Missverständnisse in KMUs
"Der Datenschutzbeauftragte regelt alles für uns."
Falsch: Der DSB gibt Empfehlungen, setzt aber keine Maßnahmen selbst um.
"Wir haben einen externen DSB – also sind wir aus der Verantwortung."
Falsch: Auch mit einem externen DSB bleibt die Geschäftsleitung in der Pflicht, Datenschutz umzusetzen.
"Der DSB haftet für Datenschutzverstöße."
Falsch: Die Geschäftsleitung haftet für Verstöße, nicht der Datenschutzbeauftragte.
Praktische Tipps für die Geschäftsleitung
Datenschutz zur Chefsache machen: Regelmäßige Meetings mit dem DSB und der IT-Abteilung einplanen.
Verantwortlichkeiten klar regeln: Datenschutzaufgaben im Unternehmen eindeutig verteilen.
Ressourcen bereitstellen: Datenschutz funktioniert nur, wenn ausreichend Budget und Personal eingeplant sind.
Datenschutz-Schulungen ernst nehmen: Regelmäßige Schulungen für die Belegschaft durchführen.
Interne Kontrollen etablieren: Selbst regelmäßige Überprüfungen durchführen, ob Datenschutzrichtlinien eingehalten werden.
Weitere Tipps für eine datenschutzkonforme Unternehmensführung findest Du hier: Warum Datenschutz ein Chefthema ist.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Brauche ich immer einen Datenschutzbeauftragten?
Nein, nicht jedes Unternehmen benötigt zwingend einen Datenschutzbeauftragten. Die Pflicht hängt von der Art und dem Umfang der Datenverarbeitung ab.
Kann ich als Geschäftsführer die Verantwortung für Datenschutz delegieren?
Nein, die Geschäftsleitung bleibt immer verantwortlich. Der DSB unterstützt beratend, ist aber nicht der Verantwortliche.
Was passiert, wenn Datenschutzverstöße festgestellt werden?
Es drohen Bußgelder und Reputationsschäden. Es ist daher ratsam, Datenschutz als integralen Bestandteil der Unternehmensstrategie zu behandeln.
Wer haftet bei einem Datenschutzverstoß?
Die Geschäftsführung haftet primär.
Wie kann ich Datenschutz in meinem Unternehmen pragmatisch umsetzen?
Durch Schulungen, klare Prozesse und regelmäßige Überprüfungen.
Fazit
Die Geschäftsleitung bleibt immer verantwortlich für den Datenschutz im Unternehmen. Der Datenschutzbeauftragte übernimmt eine beratende und überwachende Funktion, darf jedoch nicht mit der Umsetzung beauftragt werden. Klare Zuständigkeiten und eine enge Zusammenarbeit mit dem DSB helfen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und das Unternehmen datenschutzkonform aufzustellen.
Mehr über Datenschutzstrategien erfährst Du in unserem Beitrag: Die Geschäftsleitung als Verantwortlicher – Was bedeutet das konkret?.
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